Kassa Austria RKSV Schnittstelle

Die Schnittstelle “Kassa Austria RKSV” ermöglicht das automatische Bonieren von vor Ort generierten Umsätzen mit Hilfe der Software-Registrierkasse cbird. Lodgit Desk erfüllt mit dieser Schnittstelle die Vorgaben der österreichischen Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Damit wird diese Schnittstelle von allen Lodgit-Nutzern in Österreich benötigt, sofern diese Barumsätze (einschließlich Bankomat-, Kreditkarten- und weiteren vor Ort vorgenommenen Zahlungen) von mehr als 7500 EUR im Jahr haben und diese mit Lodgit abrechnen wollen.

Das neue Gesetz verlangt eine externe Sicherung der Kassendaten auf einem zweiten Speichermedium alle drei Monate. cbird erfüllt diese Anforderungen automatisch. Die Daten werden bei jeder Änderung auf dem Stick und gleichzeitig auf der Festplatte ihres Computers oder Laptops gespeichert.

Bei cbird handelt es sich um eine Registrierkassensoftware auf einem USB Stick. Über die Schnittstelle schickt Lodgit Desk sämtliche Rechnungs- und Stornierungsdaten an den Stick. Dort werden diese dann zusätzlich boniert und ordnungsgemäß archiviert.

Einrichtung

Zunächst müssen Sie auf Ihrem System einen Exportordner für die cbird Kasse anlegen. Dieser hat grundsätzlich den Pfad:

USERHOME / cbirdWatch / KASSENNUMMER

Also beispielsweise unter Mac:

Oder unter Windows:

Die KASSENNUMMER ist dabei eine weltweit eindeutige Nummer, die Sie auf der Verpackung bzw. in den Unterlagen zu Ihrem cbird Stick finden (die in den Beispielen gezeigte 0 ist dabei die Nummer der Demo-Kasse).

Lodgit Desk kann diesen Ordner automatisch für Sie anlegen. Wechseln Sie dazu in die allgemeinen Programmeinstellungen (Bearbeiten > Einstellungen unter Windows bzw. Lodgit Desk > Einstellungen unter Mac) zum Punkt “Kassa Austria RKSV” und zu “Speicherort”

Geben Sie hier Ihre Kassennummer ein und klicken Sie auf “Pfad erneut ermitteln”

Starten Sie danach cbird und richten Sie das Programm gemäß der cbird Anleitung ein. Diese Anleitung finden Sie auch direkt online bei cbird.

Sollten bspw. Umlaute in cBird falsch dargestellt werden, haben Sie vermutlich eine falsche Textkodierung gewählt. Lodgit übergibt an cBird dann Zeichen, die dieses nicht versteht bzw. falsch interpretiert. Bitte probieren Sie, welche Kodierung passt. Für Windows müsste das korrekte Encoding entweder ISO-8859-1 oder Windows-1252 sein. Welches von beiden hängt von der genutzten Windowsversion ab.

Wenn Sie Lodgit Desk im Datenbankserver-Modus (also von mehreren Computern aus gleichzeitig) nutzen:

• Erstellen Sie den Exportordner auf dem Rechner, an dem der cbird Stick angeschlossen ist (beispielsweise dem Rechner, auf dem auch der cubeSQL Server läuft)
• Geben Sie diesen Ordner im Netzwerk für alle anderen Computer frei
• Und wählen Sie in den Lodgit Einstellungen der anderen Computer diesen im Netzwerk freigegebenen Ordner als Speicherort für die cbird Schnittstelle aus

Einstellungen

Anschließend können Sie die Schnittstelle in Lodgit Desk aktivieren. Wechseln Sie dazu wieder in die allgemeinen Programmeinstellungen und zu dem Unterpunkt “Kassa Austria RKSV” und setzen Sie dort zunächst das Häkchen bei “Schnittstelle aktiv”.

Im ersten Schritt kann nun festgelegt werden, wie genau Leistungen zur Kasse übertragen werden sollen. Wir empfehlen die Standard-Einstellung “Für einzelne Rechnungsposten jeweils den Gesamtpreis übermitteln”.

Angenommen, Sie rechnen folgende Leistungen ab:

– 4 Nächte zu 50€ mit 10% MwSt

– 2 Extraposten A zu 10€  mit 20% MwSt

– 1 Extraposten B zu 5€  mit 20% MwSt

Mit der empfohlenen Einstellung werden diese Leistungen dann folgendermaßen auf dem Kassabon erscheinen:

• Standard:

– 1 Übernachtungsleistung zu 200€  mit 10% MwST

– 1 Extraposten A zu insg. 20€ mit 20% MwST

– 1 Extraposten B zu insg. 5€ mit 20% MwST

Alternativ können Sie folgende Einstellungen nutzen, die wie folgt übertragen werden und erscheinen:

• Detailiert- Die Rechnungsposten werden mit Mengenangabe exakt so übermittelt, wie Sie auf der Rechnung erscheinen. Also- 4 Nächte zu 50€ mit 10% MwSt- 2 Extraposten A zu 10€  mit 20% MwSt- 1 Extraposten B zu 5€  mit 20% MwSt
• Kompakt

– 1 Übernachtungsleistung zu 200€  mit 10% MwST

– 1 Extraposten 25€  mit 20% MwST

In einem letzten Schritt müssen unter dem Reiter “Zahlungsarten” noch die in Lodgit Desk angelegten Zahlungsarten mit denen von cBird verknüpft werden. Standardmäßig ist hier bereits alles voreingestellt. Wenn Sie in Lodgit Desk allerdings eigene Zahlungsarten angelegt haben, können Sie diese in der Tabelle ebenfalls einer cbird Zahlungsart (Barzahlung, Bankomat, Kreditkarte) zuweisen.

Damit ist die Schnittstelle einsatzbereit. Starten Sie nun die cbird Software und (falls bislang noch nicht geschehen) richten Sie diese vollständig ein.

Erstellen Sie nun in Lodgit Desk eine Rechnung mit einer der cbird zugewiesenen Zahlungsarten, wird diese beim auf bezahlt setzen (bzw. bei Barzahlung sofort) an die cBird Kasse übergeben. Diese verarbeitet die Rechnungen weiter, speichert diese vorgabengemäß ab und erstellt augenblicklich einen Bondruck.

Werden Rechnungen aus der Vergangenheit an die cbird Kasse übertragen, aktiviert sich für diese automatisch der Modus “Nachbonieren” in cBird.

Rechnungen für die Zukunft (bzw. mit bezahlt am Datum in der Zukunft) können nicht übertragen werden. Auch ein Erstellen bzw. auf Bezahlt setzen der Rechnung mit zugewiesener cbird Zahlungsart ist mit aktivierter Kassa Austria RKSV Schnittstelle in Lodgit Desk generell nicht mehr möglich.