KassenSichV & TSE - Gesetzlicher Hintergrund

Rechtliche Vorgaben der Kassensicherungsverordnung für Hotels

Um Manipulationen beim Gebrauch von elektronischen/ digitalen Kassen zu verhindern, hat der Gesetzgeber in den letzten Jahren einige sehr weitreichende Gesetze und Verordnungen verabschiedet, die große Auswirkungen auf den Betrieb von Hotels, Pensionen etc. haben. Eine Hotelsoftware oder ein PMS ist zwar keine Kasse im eigentlichen Sinn. Wenn es aber möglich ist, Bareinnahmen und -ausgaben zu erfassen, zählen sie als elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion und werden wie eine elektronische Kasse behandelt:

Kassenfunktion haben elektronische Aufzeichnungssysteme dann, wenn diese der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können.“ (1.2 AEAO zu § 146a AO)

Es gelten also alle Gesetze und Verordnungen wie für eine Kasse. Die gesetzeskonforme Umsetzung dieser Anforderungen wird unter dem Begriff der Fiskalisierung zusammengefasst.

Was bedeutet Fiskalisierung für Hotels

Zur Fiskalisierung zählt das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016, mit dem die §§ 146a und 146b der Abgabenordnung (AO) neu eingeführt wurden. Ab dem 01.01.2020 gilt:

  • Elektronische Aufzeichnungssysteme und digitale Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen.
  • Es müssen Belege ausgegeben werden  (Belegausgabepflicht) und
  • Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen künftig dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden.

Die „Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr" oder auch Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) wurde bereits 2017 erlassen. In dieser werden die Vorgaben für die Protokollierung und Speicherung digitaler Grundaufzeichnungen sowie die Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung und den Beleg präzisiert und die Funktion der einheitlichen digitalen Schnittstelle beschrieben. Trotz dieser Präzisierung blieben zahlreiche Fragen und Details zur Umsetzung und Nutzung ungeklärt, die im Anwendungserlass (AEAO) vom 17. Juni 2019 zu §146a AO aufgegriffen wurden.

Zuallererst wird an die sog. Schutzziele erinnert, die mit den vorhandenen Gesetzen und Verordnungen verfolgt werden. Mittels elektronischen Aufzeichnungssystemen erstellte digitale Grundaufzeichnungen sollen

  • deren Integrität - also die Unveränderbarkeit,
  • deren Authentizität - also die gesicherte Herkunft der Daten und
  • deren Vollständigkeit sicherstellen.

Die Erfüllung dieser Anforderungen soll durch die Anbindung einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gewährleistet werden.

Aufbau & Funktion einer zertifizierten TSE

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) besteht zwingend aus 3 Komponenten:

  1. Sicherheitsmodul - muss von einer vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) anerkannten sachverständigen Stelle zertifiziert sein.
  2. Speichermedium - Sollte das Speichermedium einmal voll sein, ist das Löschen der Daten von der Technischen Sicherheitseinrichtung möglich, jedoch ist sicherzustellen, dass diese gemäß der gesetzlichen Vorgaben z.B. in einem Archivsystem sicher aufbewahrt werden. 
  3. Schnittstelle - lt. Kassensicherungsverordnung muss ein standardisierter Datenexport möglich sein, so dass die Daten für eine Kassen-Nachschau bzw. zu einer Außenprüfung der Finanzbehörde zur Verfügung stehen. Die einheitliche digitale Schnittstelle besteht aus der Einbindungsschnittstelle, der Exportschnittstelle sowie der DSFinV-K, über sie sind jeweils verpflichtend die erforderlichen Daten sowie Formate definiert.
    Die Auslagerung in ein Archiv ist damit möglich, wobei die steuerlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten sind. Die Daten dürfen von der Technischen Sicherheitseinrichtung gelöscht werden, sofern ein späterer Export gemäß der vorgeschriebenen Form möglich ist.

 

Verzögerungen bei der Umsetzung der KassenSichV

Derzeit ist jedoch noch keine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung auf dem Markt. Eine fristgemäße Erfüllung der Vorgaben zur Nutzung einer TSE ist daher praktisch unmöglich. Der Gesetzgeber hat darum am 6. November 2019 die „Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO ohne zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung nach dem 31.Dezember 2019“ veröffentlicht. Diese weist ausdrücklich darauf hin, dass die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchzuführen seien. Bis zum 30. September 2020 wird es jedoch nicht beanstandet, wenn elektronische Aufzeichnungssysteme noch keine Technische Sicherheitseinrichtung angebunden haben. Das Gesetz wird also nicht aufgehoben, sondern lediglich den Herstellern der TSEs und von elektronischen Aufzeichnungssystemen wie z.B. der Lodgit Hotelsoftware und deren Nutzern ein wenig mehr Zeit eingeräumt, um die Vorgaben zu erfüllen.

Die Mitteilung an das zuständige Finanzamt zum genutzten elektronischen Aufzeichnungssystem muss erst erfolgen, wenn dafür eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit zu Verfügung steht.

Von wem erhalten Sie eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Als Hersteller der Lodgit Hotelsoftware werden wir Sie rechtzeitig in 2020 darüber informieren, welche zertifizierte TSE zusammen mit der Hotelsoftware genutzt werden kann, wie Sie diese beschaffen können und wie deren Anbindung sowie die Aktualisierung funktionieren.

 

Übrigens! Seit Anfang 2018 sind unangekündigte Prüfungen zur Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben bei steuerpflichtigen Unternehmen möglich (Kassen-Nachschau), wobei hier auch die Hotelsoftware bzw. das PMS untersucht wird, wenn darüber Aufzeichnungen getätigt wurden.

Weiterführende Links rund um die Themen Kassensicherungsverordnung und TSE

Im Folgenden finden Sie wichtige und nützliche Links entweder zu den relevanten Gesetzestexten oder zu offiziellen Seiten mit Informationen zu den Themen Kasssensicherungsverordnung und zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung.

Gesetze

Im Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 werden insbesondere die §§ 146a (Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme) und b (Kassen-Nachschau) der Abgabenordnung (AO) hinzugefügt.

Die Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung - KassenSichV) vom 26.September 2017 legt fest:

  • welche elektronischen Aufzeichnungssysteme von der Regelung des § 146a AO umfasst sind,
  • wann und in welcher Form eine Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnung im Sinne des § 146a AO zu erfolgen hat,
  • wie diese digitalen Grundaufzeichnungen zu speichern sind,
  • die Anforderungen an eine einheitliche digitale Schnittstelle,
  • die Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung sowie 
  • die Anforderungen an den auszustellenden Beleg.

Im Anwendungserlass (AEAO) zu §146a AO vom 17. Juni 2019 finden sich zahlreiche wichtige Präzisierungen wie Begriffsdefinitionen, die Anwendungsbereiche, Beleganforderungen, Details zum Vorgehen bei Ausfall der zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung und dergleichen.

In der Nichtbeanstandungsregelung vom 6. November 2019 wird zwar explizit darauf hingewiesen, dass die Vorgaben des §146a AO in Verbindung mit §1 Satz 1 KassenSichV umgehend durchzuführen und zu erfüllen seien, eine Nichterfüllung jedoch bis zum 30. September 2020 nicht beanstandet wird.

Weitere Informationen 

Hier finden Sie u.a. die TSEs, die sich beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in Zertifizierung befinden und bei denen der Antragsteller der Veröffentlichung dieser Information vor Abschluss des Verfahrens zugestimmt hat.

In der Orientierungshilfe des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) finden Sie u.a. FAQs direkt vom Ministerium rund um die Themen Kassensicherungsverordnung und TSE.