Angebote, Bestätigungen, Rechnungen und Werbebriefe erstellen

Gestalten Sie Ihren eigenen Briefkopf, wählen Sie für jeden Gast eine individuelle Briefanrede und editieren Sie Standardtexte in den Programmeinstellungen von Lodgit Desk. Die Erstellung eines Angebot, einer Betätigung oder Rechnung ist mit wenigen Klicks erstellt und ausgedruckt.

Vorteile der Integration des kompletten Schriftverkehrs in Lodgit Desk:

  • kein extra Schreibprogramm (oder Office-Paket) notwendig
  • der komplette Schriftverkehr ist sowohl unter der Buchung, als auch bei den Gastdaten und im Archiv einsehbar

Vom Werbemailing über das Angebot bis hin zu Bestätigung (inkl. Rückbestätigung) und Rechnungslegung erledigt Lodgit Desk die komplette Korrespondenz mit Ihren Gästen fast automatisch.

Textvorlagen für Sonderangebote, Specials/Arrangements und Komplettpakete

Mit Lodgit Desk können Sie einfach Texte für mehrsprachige Textvorlagen für Angebote, Bestätigungen, Rechnungen und andere Korrespondenz erstellen. In den Vorlagen speichern Sie Einleitungs- und Abschlusstexte zur späteren Wiederverwendung ab, die später in einem zu erstellenden Angebot einfach per Menübefehl integriert werden. Das Programm lädt dann die entsprechenden Texte aus der Vorlage in das Angebotsfenster.

Tipp: Englische und deutsche Sprachvorlagen sind bereits integriert, sodass Sie nur noch Ihre selbst erstellten Extraposten übersetzen müssen.

Nutzungsbeispiele: 

Ausländische Gäste: Wenn Sie oft Gäste aus dem Ausland zu Besuch habe können Sie mit Lodgit Desk die gesamte Korrespondenz in dessen Sprache führen. Sie können Vorlagen für Angebote, Bestätigungen und Rechnungen in verschiedenen Sprachen erstellen, welche dann automatisch genutzt werden, wenn die Sprache des Gastes dementsprechend in der Gästedatei eingestellt ist.

Sonderangebot: Um in der Nebensaison mehr Buchungen zu erhalten, entschließen Sie sich, ausgewählten Stammgästen ein Angebot mit einem 20 EUR Rabattgutschein zuzusenden. Dieser Rabatt kann als "Extraposten" mit einem negativen Betrag angelegt werden.

Special/Arrangement: Eine Vorlage für ein Weihnachtsspecial könnte beispielsweise als Extraposten ein 4-Gänge-Menü und eine nächtliche Pferdeschlittenfahrt enthalten, die Sie in Lodgit Desk als Paket anlegen können.

Komplettpaket:  Vorlagen für Inklusivleistungen, wie sie meist von Hotels angeboten werden, könnten beispielsweise Frühstück (garni), Halbpension oder Vollpension sein und werden in Lodgit Desk ebenfalls als Paket angelegt.

Korrespondenz-Archiv

Alle im Buchungsfenster von Lodgit Desk erstellten Angebote, Bestätigungen und Rechnungen sowie die in der Gästeverwaltung erstellten Briefe können im Archiv eingesehen werden, welches folgende Funktionen besitzt:

  • Filtermöglichkeiten der Angebote und Bestätigungen nach Zeitraum und Status (inkl. Möglichkeit der Statusänderung)
  • Möglichkeit des Ausdrucks einer  Angebots-, Bestätigungs- und Rechnungskopie
  • Stornierung ausgewählter Rechnungen möglich
  • Alle Listen sind ausdruckbar